作者：佛山市图… 文章来源：http://eweb.zslib.com.cn/ 点击数： 更新时间：2006-5-20
【摘要】因计算机技术按摩尔定律的方向呈现出爆炸性的发展，以计算机为存储载体的电子资料也飞跃增长。本文旨在探讨图书馆对馆藏电子资料的管理方法，为在图书事业工作的同仁们在平常实际操作提供一些启示。文中详细介绍了电子资料的概念和分类，对现行馆藏电子资料的管理模式提出自己的看法，并据此引新出最佳馆藏管理模式，最后还就电子资料的特点摆出了存储与受控的问题和解决方法。
【关键词】馆藏电子资料 图书馆 管理模式
近年来，随着计算机信息技术的发展，图书馆收藏文献的载体由单一型载体向多种载体转变，文献从单纯的纸质资料逐渐过渡为电子资料，大容量存储载体以及网络共享技术使分类检索极为方便，电子资料占图书馆收藏文献的比例日益增加，如随书光盘、光盘出版物、音像制品、电子文件、电子杂志等。如何对这类新兴文献进行合理的管理和有效的利用是图书馆工作中的又一项新的课题。
电子资料就是收藏文献图书、报刊所附带的电子资料以及正规出版的电子出版物，随书电子资料作为图书的附件，是作为纸质图书的内容说明和使用帮助；而正规出版的电子出版物则以丰富多彩的多媒体方式隐隐成为纸质图书的取代物。在全球电子化的今天，电子资料更加适合读者加深内容的理解，起到辅助学习的作用。但电子资料的使用需要借助计算机或专用阅读设备，且电子资料由于存在强大的传播特性，威胁到电子资料的版权问题，从而给图书馆的管理及读者的利用带来许多新的问题。
1. 馆藏电子资料分类
根据内容馆藏电子资料大致可分为:
① 娱乐消遣型,如DVD娱乐视盘；
② 音乐欣赏型,如CD音乐唱盘；
③ 文学欣赏型，如电子小说；
④ 工具书型，电脑应用；
⑤ 语言学习型,如电子辞典；
⑥ 知识型,如电子版地图；
⑦ 辅助学习型,如学生辅导资料等。
2. 现行馆藏电子资料的管理模式
目前，图书馆对于电子资料的管理方法大致有两种：一种只作收藏，不提供使用。这种管理方法避免了读者使用光盘可能造成的损坏，可以最大限度地保护光盘。但是，这种方法只会应验一句俗话“砍脚趾避沙虫”，所有的资料只有被充分利用才能显示其价值，束之高阁等于浪费资源，是一种最不可取的管理方法。另一种在专门阅览室使用，读者利用电子阅览室里的计算机来使用光盘或在馆内服务器读取上传资料，缺点是必须在阅览室内使用，使得使用地点和时间都受到限制。大大地影响读者利用率。
3 最佳馆藏管理模式
3.1 流通借阅管理模式
造成电子资料闲置的主要原因就是担心光盘在使用中损坏或弄丢了。光盘同纸质载体一样也是消耗品，被损坏或丢失是不可避免的，正常情况下光盘的使用寿命是很长的，且光盘大都采用只读光盘，因此不必担心因误操作而被删改或写入病毒，只要我们转变观念，摒弃资源“不怕放坏怕用坏”的想法。在使用上，图书馆对进入流通的电子资料保留原版存档，进行前期加工，如刻录副本并加以电子水印后提供借阅服务。读者在借阅电子资料时，均希望立即能浏览一下其内容，但电子资料采用光盘、软硬盘等电子载体作为存储介质，必须借助计算机设备才能正常阅读。图书馆有义务向读者提供必要的阅读环境，但电子资料包涵内容涉及到各个门类。为方便服务管理，也为了充分利用昂贵的计算机阅读设备，因此图书馆可把各类电子资料集中在专门建立的电子网络阅览室，铺设大型网络系统，并根据典藏情况统一进行计算机管理，专人维护。读者通过图书馆局域网电子资料搜索引擎可进行电子资料的搜索、预览。并可实现借还、阅读、打印以及教学等一条龙服务，更好地发挥随书电子资料的作用。
3.2 网络管理模式
网络管理是先进的现代管理模式。所谓网络管理模式是将图书馆所入藏的全部随书附盘、光盘出版物及收录的电子刊物，进行分类管理管理，采用光盘阵列库与镜像光盘阵列服务器相结合方法, 类似与娱乐场所的计算机MTV点唱系统，通过网络提供维护管理并开展读者服务的模式。客观上，随着计算机网络技术的突飞猛进,海量硬盘+光盘发布+网络下载的技术手段已经成熟，光盘网络共享设备已不再是大户专用的贵族产品，这使得图书馆将入藏的电子资料实行网络化管理成为可能。光盘网络共享是性价比最好的主流产品，也是文献收藏单位存储、管理和使用光盘等电子资源较理想的解决方案。设备网络化管理的优点是对于那些光盘出版物及收录的电子刊物，完全可以将图书馆所采购的其他声像资料,光盘数据库,电子图书等一样安装到图书馆的局域网上，并在图书馆主页上开发馆藏电子资料搜索引擎，同时提供词语检索（分为索书号途径和题名途径）和类目浏览检索方式，供读者在网上进行电子资料的管理、借阅等，还可以利用BBS、新生入馆教育等形式对随书电子资料的检索、借阅等告示读者。读者的利用不受时间，地点的限制，不但最大限度的提高了利用率，减少对随书附盘的损害，便于开发随书附盘的内在价值最大限度地实现随书附盘资源的共建和共享，无论从访问速度还是价格等方面来考虑已较令人满意。缺点是附盘上网加大工作人员工作量，且要求大容量硬盘，没有联网的计算机无法使用。
4 电子资料的存储与受控
4.1电子资料的存储
电子资料主要存储形式为光(磁)盘和硬盘。保养难度要求比纸质图书更高，要注意防高温,防尘,防磁,防污等,最佳存放环境温度为20℃左右,最好存放在远离电磁场，干燥阴凉、密闭性较好的柜子里。电子资料作为一种特殊的电子文献载体，其信息依然存在一个使用时效的问题，一般光盘(磁盘)的保存时效平均为15年左右，但现代技术发展迅速，技术创新引领着市场新潮流，读写信息的计算机软硬件技术过时问题必须考虑，一般情况下，存储载体寿命超过软硬件技术，如目前U盘就有取代软盘成为计算机的移动存储盘的趋势。因此，为了长期保存使用电子资料信息，图书馆必须定期对电子信息进行必要的备份和更新，并进行必要的载体转移，即将电子资料的信息从一种技术环境转换复制到另一种技术环境上。
4.2电子资料的受控
电子资料作为快速资料交换体，若提供光盘文件的复制服务，读者将复制的光盘带回去使用，用起来最方便。但该借阅方式必然涉及到版权问题，将电子资料文件复制或上传到网上任由读者下载已超出了图书馆合理使用的范围，值得探讨有关版权问题。为方便读者，可以设想建立电子媒体流通借阅服务平台，并按以下方式进行分类管理：
4.2.1 如果属于共享版本，可以按照将文件上传到网络服务器，供读者在线浏览或下载。在理想的网络条件下，采用这种管理方法无疑是非常简单方便的。不仅读者可以随时随地通过网络访问和下载这些文件，而且一次上传使可提供读者多次下载，这样既能方便读者使用，又能有效保护电子资料载体。
4.2.2 如果属于正式版本，原则上只允许读者在图书馆内网络借阅使用。
4.2.3 如果属于正式版本，读者强烈要求下载、刻录或外借，则读者必须向图书馆交纳版权费用（代收）和手续费用。
5 结束语
光盘等电子资料出版物虽然不能完全取代纸质出版物，但可以预见电子资料出版物所占的比率会越来越大，对于电子资料在流通、管理、储存等方面的特殊之处，作为文献收藏单位的图书馆，在服务的观念、方式、管理手段上都应该有所改变。
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